Op 23 januari 2026 heeft de Hoge Raad zich uitgesproken over vaste reiskostenvergoedingen tijdens de coronaperiode, in combinatie met het Individueel Keuzebudget (IKB). De kernvraag is: geldt de coronagoedkeuring ook wanneer werknemers via het IKB kiezen voor een reiskostenvergoeding?
Het arrest van de Hoge Raad is relevant voor veel werkgevers, met name in sectoren waar het IKB een vast onderdeel vormt van het arbeidsvoorwaardenpakket, zoals bij overheden. De Hoge Raad heeft een duidelijke lijn neergezet. Tegelijkertijd betekent dit niet dat discussie met de Belastingdienst over dit onderwerp per definitie kansloos zijn.
Achtergrond: hoe luidde de coronagoedkeuring voor reiskosten
Met de uitbraak van de coronapandemie in maart 2020 veranderde het woon-werkverkeer van werknemers abrupt. Veel werknemers werkten ineens thuis, terwijl werkgevers vaak een vaste reiskostenvergoeding betaalden op basis van een vast reispatroon.
Normaal gesproken zou zo’n vergoeding moeten worden aangepast wanneer de werknemer in de regel niet meer naar een vaste werkplek reist. Dat is het geval als gedurende twee maanden niet meer naar de vaste werkplek wordt gereisd. In dat geval dient de vaste reiskostenvergoeding te worden stopgezet. Bijvoorbeeld bij langdurige ziekte of onbetaald verlof.
Dit was ook het geval in de coronaperiode, waarin werknemers noodgedwongen vanuit huis moesten werken. Op basis van de wettelijke regeling zouden alle werkgevers, behoudens essentiële beroepen, na een periode van twee maanden de vaste reiskostenvergoeding stop moeten zetten. Omdat de uitkomst onwenselijk was, heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat werkgevers de bestaande vaste reiskostenvergoedingen mochten blijven doorbetalen alsof werknemers nog volgens het oude patroon reisden. Dit geldt alleen voor situaties waarin aan werknemers al een (vaste) reiskostenvergoeding werd gegeven vóór 13 maart 2020.
Hoe werkt een IKB in samenhang met de reiskostenvergoeding?
Werknemers van overheidsinstellingen hebben recht op een IKB. Dit is feitelijk niets anders dan een reservering van het loon, waarbij de werknemer de keuze heeft dit aan te wenden voor een bepaald vooraf vastgesteld doel. Werknemers bepalen zelf of en hoe zij gebruikmaken van de IKB. De keuze kunnen werknemers maandelijks maken, maar kan ook in een keer aan het einde van het jaar.
Een doel waaraan het IKB kan worden besteed is de uitruil van reiskosten. Daarbij wordt opgemerkt dat reiskosten alleen kunnen worden uitgeruild als dit als zodanig is opgenomen in de individuele regeling van de werkgever. Niet alle organisaties bieden de mogelijkheid reiskosten uit te ruilen, omdat zij bijvoorbeeld maandelijks een netto reiskostenvergoeding betalen aan werknemers.
Werkgevers kunnen aan werknemers een belastingvrije vergoeding van € 0,23 per kilometer (€ 0,19 in 2020) betalen. Dit kan op basis van de werkelijke kilometers of op basis van de praktische regeling waarbij wordt aangenomen dat werknemers in de regel naar een vaste werkplek reizen. Bij een IKB kan (achteraf) worden gekozen voor een uitruil van brutoloon voor een netto vergoeding. In normale situaties, waarin daadwerkelijk wordt gereisd, geldt dat de gerichte vrijstelling van € 0,23 per kilometer kan worden toegepast. In de gevallen waarin reiskosten wél konden worden uitgeruild via het IKB, is de vraag: kan de uitruil onbelast plaatsvinden? Dit is van belang, omdat feitelijk niet wordt gereisd door werknemers.
Rechtspraak laat een verdeeld beeld zien
De rechtspraak van lagere rechters liep hierover uiteen. Hierover hebben wij eerder al een nieuwsbriefartikel gepubliceerd. Sommige rechters vonden dat de coronagoedkeuring ook kon gelden voor een reiskostenvergoeding die via het IKB werd gekozen. Het IKB-systeem bestond immers al en maakte onderdeel uit van het arbeidsvoorwaardenpakket. Andere rechters oordeelden juist dat recht op een reiskostenvergoeding pas ontstaat op het moment dat een werknemer daadwerkelijk kiest voor die vergoeding. De verdeeldheid was uiteindelijk aanleiding voor cassatie bij de Hoge Raad.
Het oordeel van de Hoge Raad
De Hoge Raad heeft de lijn bevestigd dat het moment waarop het recht op de reiskostenvergoeding ontstaat, doorslaggevend is. De belangrijkste overwegingen zijn:
- De coronagoedkeuring geldt alleen voor bestaande vaste reiskostenvergoedingen.
- Op 13 maart 2020 moet al een recht op de reiskostenvergoeding bestaan.
- Bij een IKB-regeling ontstaat dat recht pas op het moment dat de werknemer daadwerkelijk kiest voor de reiskostenvergoeding.
- Wordt de keuze pas na 13 maart 2020 gemaakt, dan valt de vergoeding niet onder de coronagoedkeuring.
De Hoge Raad volgt daarmee de gedachte dat een IKB-budget op zichzelf nog geen recht op een reiskostenvergoeding oplevert. Dat recht ontstaat pas bij de concrete keuze van de werknemer.
Een naheffingsaanslag betekent niet automatisch dat de discussie voorbij is
De Belastingdienst heeft ter behoud van rechten eind 2025 naheffingsaanslagen opgelegd. Veel bedrijven hebben daartegen pro forma bezwaar aangetekend. Op dit moment breekt de fase aan waarin inhoudelijk bezwaar moet worden ingediend. De vraag is nu: is dat nog zinvol?
Hoewel de Hoge Raad een duidelijke richting heeft gegeven, betekent dit niet dat iedere naheffingsaanslag automatisch standhoudt. In de praktijk blijft veel afhangen van de feiten en omstandigheden binnen de organisatie. Zo kan de inrichting van het interne beleid een belangrijke rol spelen. Relevant kan zijn hoe de IKB-regeling juridisch is vormgegeven, of werknemers feitelijk al een bestaande aanspraak hadden op een reiskostenvergoeding en of de IKB-keuze slechts een administratieve vormgeving was van een bestaande arbeidsvoorwaarde.
Daarnaast is het belangrijk goed te kijken wat de Belastingdienst precies naheft. In de praktijk gaat het meestal om de vraag of de werkgever de gerichte vrijstelling voor reiskosten terecht heeft toegepast. De Belastingdienst stelt in dat geval dat geen recht bestond op een onbelaste vaste reiskostenvergoeding, bijvoorbeeld omdat het recht daarop volgens haar pas na het uitbreken van de coronacrisis is ontstaan. Het is daarom raadzaam goed te analyseren wat de Belastingdienst precies corrigeert en welke redenering daaraan ten grondslag ligt. Ook daarbij kunnen de feitelijke inrichting van de regeling en het interne beleid van de werkgever een belangrijke rol spelen.
De juridische beoordeling kan per grondslag verschillen. Het is daarom belangrijk eerst scherp te krijgen wat de Belastingdienst precies corrigeert en waarom. Afhankelijk daarvan kan het nog steeds zinvol zijn inhoudelijk bezwaar aan te tekenen.
Conclusie
Met het arrest van 23 januari 2026 heeft de Hoge Raad duidelijkheid gegeven over het toepassen van de coronagoedkeuring bij reiskostenvergoedingen via het IKB. Het moment waarop het recht op de vergoeding ontstaat, blijkt daarbij doorslaggevend. Tegelijkertijd betekent dit niet dat de discussie met de Belastingdienst automatisch kansloos is. De feitelijke inrichting van de regeling, het interne beleid van de werkgever en de grondslag van een eventuele naheffingsaanslag kunnen nog steeds van grote invloed zijn op de uitkomst.
Zoals zo vaak in het loonbelastingrecht geldt ook hier: de feiten maken het verschil.
Meer informatie?
Vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met jouw EFK-adviseur, ons secretariaat op 072-5350525 of e-mail ons via info@efkbelastingadviseurs.nl.
