Het onderwerp ‘privé gebruik auto’ heeft bijzondere aandacht vanuit de Belastingdienst. Niet voor niets stellen veel van onze klanten over dit onderwerp vragen aan ons. Een aantal vragen die met name toezien op de controle/handhaving behandelen wij in dit artikel.
Vragen
- Welke eisen stelt de Belastingdienst aan de controle van declaraties woon-werkverkeer?
- Is het acceptabel een controle te baseren op deels controles (afwijkingen dieper uitzoeken) en deels op aannemelijk maken?
- Als wij naast bovengenoemde controles van afwijkingen een steekproef doen uit de declaraties zou dat acceptabel zijn, en zo ja hoe groot moet de steekproef zijn?
Antwoorden
Het vergoeden van de kosten van declaraties van woon-werkverkeer valt onder een gerichte vrijstelling. De vergoeding is voor 2023 bepaald op maximaal € 0,21 per kilometer. De vergoeding mag overigens ook worden toegekend voor andere zakelijke reizen met een eigen vervoermiddel van de werknemer.
In beginsel mogen enkel de werkelijk verreden kilometers worden vergoed. Praktisch gezien kan worden aangesloten bij de meest gebruikelijke weg. Een goede indicatie is hierbij de gebruikelijk route welke middels een routeplanner wordt gevonden. Het is aan te bevelen deze route vast te leggen. Verder is het goed om op te merken dat de gegevens van de kostenvergoedingen voor reizen van de werknemer naar een vaste werkplek, maar ook eventuele incidentele reizen met een eigen vervoermiddel in de (loon)administratie dienen te worden bewaard. Hiermee wordt voor iedere werknemer per betalingstijdvak het aantal kilometers bijgehouden waarvoor u een vergoeding hebt gegeven.
Bij vragen van de belastingdienst kan het helpen voor het aannemelijk maken van de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren (incidentele reizen).
De eisen van de belastingdienst bestaan eruit dat in de administratie dient vast te liggen hoeveel kilometers per werknemer worden vergoed en hoe de vergoeding tot stand is gekomen. Zoals aangegeven is het aan te bevelen de meest aannemelijke route eveneens vast te leggen. Controle op het aantal dagen zal door de belastingdienst lastig zijn te controleren. Belangrijk blijft dat het aannemelijk dient te zijn dat de kilometers daadwerkelijk zijn gemaakt.
Hat kan voor de gemeente heel veel werk zijn integraal elke declaratie woon-werk te controleren. Hiervoor is de steekproefmethodiek een prima manier om steekproefsgewijs controles uit te voeren om toch gedegen conclusies te kunnen trekken uit de gevonden bevindingen.
Vaak zien wij dat op basis van de loonmutaties een controle wordt uitgevoerd. Denk hiervoor aan het totale personeelsbestand waarover een steekproef wordt getrokken. De geraakte personeelsleden worden dan integraal gecontroleerd op onder andere de volgende onderwerpen:
- Aanwezigheid kopie ID-bewijs
- NAW gegevens
- Loonmutaties op loonstrook (onkostenvergoedingen/woon-werk verkeer, bijdragen etc.)
- Overige zaken die relevant zijn bij het personeelsdossier
Met bovenstaande genoemde steekproef wordt dus niet enkel naar de woon-werk vergoedingen gekeken, maar worden ook alle overige relevante zaken die tot het loon behoren gecontroleerd. Zeker binnen Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht (DHT) trajecten zien we dit soort controles vaak naar voren komen, waarbij de Belastingdienst akkoord gaat met deze aanpak van steekproeven. Dan de vraag, wanneer en hoeveel steekproeven?
Dit heeft alles te maken met het aantal dossiers wat als populatie kan worden gezien en welke beheersmaatregelen vooraf worden uitgevoerd waarop achteraf wordt gecontroleerd middels de steekproef. Vaak zal in dialoog met de Belastingdienst de frequentie en het aantal te trekken posten worden afgestemd. Om te beginnen zou een aantal van 40-60 steekproefposten per jaar een goede stap zijn om bovenstaande controles uit te voeren. In overleg met de Belastingdienst kan dit aantal dan (afhankelijk van de genomen beheersmaatregelen) naar boven of naar beneden worden bijgesteld.
Tot slot
Resumé, het is aan te bevelen de controles vooraf in stand houden waarbij de kans op fouten aan de voorkant voorkomen kunnen worden. Dit leidt aan de achterkant op mogelijk een reductie van de fouten en daardoor ook een verlaging van de te trekken steekproefposten. Bent u onzeker of uw beheer- of controlemaatregelen afdoende zijn, neemt u dan contact op met onze data- en/of loonheffingsspecialisten.
