Afgelopen periode is deze vraag meer dan eens aan ons gesteld. Mede door de toegenomen taken, de samenwerkingsverbanden tussen gemeenten en de toename van de complexiteit van het fiscale werkveld wordt de vraag ook steeds relevanter en urgenter. In dit artikel een aanzet tot een antwoord.
Het Tax control framework (TCF)
Het TCF kan worden gezien als een samenstel van processen en beheersmaatregelen, welke zorgen voor het beheersen van de risico’s op het gebied van de fiscaliteit. Het staat niet op zichzelf maar maakt onderdeel uit van het bredere Interne Control Framework (ICF) van de gemeente. Wet- en regelgeving, de rechtspraak en de gemeentelijke activiteiten zullen voortdurend wijzigen: Niet alleen het bijstellen, maar ook het nadenken en het vaststellen van de wijzigingen en de daaruit voortvloeiende acties kunnen het beste in gezamenlijkheid worden uitgevoerd. Voor een eerste aanzet tot het opstellen van een TCF kan heel goed de door de Belastingdienst aangereikte aandachtspuntenlijst van potentiële risico’s worden gebruikt. Wees echter erop bedacht dat dit alles te maken heeft met de inhoud, maar het nog geen vertaalslag is naar een proces van beheersmaatregelen.
Proces ontmoet inhoud
Het TCF maakt onderdeel uit van het gemeente brede control proces, maar zegt nog niets over de inhoud. De inhoud wordt vormgegeven door mensen. Als zij niet begrijpen waarom bepaalde fiscale beheersmaatregelen worden genomen, kan nog zo een fantastisch TCF worden opgesteld maar het zal dit de beoogde doelen niet gaan bereiken. De doelen zijn;
- Het beheersen van de fiscale risico’s en de fiscale (on)mogelijkheden;
- Correcte fiscale/financiële informatieverschaffing (reporting); en
- Het naleven van fiscaal relevante wet- en regelgeving (compliance).
Fiscaal bewustzijn
De inhoud wordt vormgegeven door het fiscaal bewustzijn van de medewerkers van de gemeente. Fiscaal bewustzijn laat zich omschrijven als het in staat zijn tot het herkennen van de fiscale consequenties, verbonden aan een bepaalde gebeurtenis. Het hoeft niet de absolute wetenschap te zijn leidende tot het kunnen vaststellen van de consequenties. Het signaleren dat er consequenties kunnen zijn, is eigenlijk al het belangrijkste.
Gesteld kan worden dat als het huidige fiscaal bewustzijn niet tot signalering leidt, het opzetten van een TCF nauwelijks waarde heeft. Daarvoor is de dynamiek en zijn de veranderingen binnen het fiscale werkveld en de gemeente te groot en verwordt het TCF als snel tot een papieren tijger; het is aanwezig maar wie doet er iets mee?
Wat te doen?
Alvorens een TCF op te stellen, is het relevant te onderzoeken en vast te stellen of de mensen in de gemeentelijke organisatie fiscaal bewust zijn. Als de mensen zelf tot de conclusie komen dat zij die bewustheid (nog) niet hebben, ontstaat het verlangen en de urgentie naar verbeterstappen. Het herkennen en hopelijk erkennen van een ontbrekend bewustzijn geeft een zekere ongemakkelijkheid, maar zou zeker bij het management moeten leiden tot verdere actie(s).
Het voert in dit artikel te ver alle aspecten van het vergroten van het fiscaal bewustzijn te behandelen. Wel geven wij een voorzet tot het vergroten van het fiscaal bewustzijn:
- Onderken dat fiscaliteit een belangrijke factor is in de gehele gemeentelijke organisatie en dat het niet alleen een ‘ding’ is van de financiële afdeling, laat staan van de persoon die het aanspreekpunt is van de Belastingdienst;
- Zorg dat de fiscaliteit een bespreekpunt is in de (financiële) jaarplanning van de gemeente. Denk hierbij ook zeker aan een fiscaal beheerbudget;
- Denk na over fiscale training, ook voor non-financials. Hoe méér mensen kunnen beschikken over de juiste kennis en kunde, hoe eerder zij de fiscale relevantie van een gebeurtenis herkennen en hoe beter zij kunnen doen wat van hen wordt verwacht.
Bovenstaande punten hebben te maken met een verandering in cultuur. Hierbij is het evident dat dit langzaam zal gaan, dat het taaie vraagstukken zijn en dat de verandering begint bij een paar mensen die de kar trekken. Als de verandering eenmaal in gang is gezet, kan worden gebouwd aan een TCF.
Het vullen van het TCF gaat dan ogenschijnlijk vanzelf. De gemeente begint vast te leggen wat zij al doet (het aangifte- en declaratieproces en welke controles daarbij worden uitgevoerd) en legt de verbinding met reeds bestaande controles. Bij dit laatste valt te denken aan de ontstaanscontrole op crediteuren in het kader van de jaarrekening. In de Wet op de omzetbelasting 1968 is bijvoorbeeld geregeld dat 12 maanden na het opeisbaar worden van de factuur (dus meestal 13 maanden na de factuurdatum) de btw op aangifte moet worden terugbetaald als die eerder al op aangifte in aftrek is gebracht. Als in het kader van de ontstaanscontrole toch al de oorspronkelijke factuur wordt onderzocht, is het beoordelen van de factuurdatum niet eens meer een extra activiteit. Wel het vaststellen of de btw moet worden terugbetaald en daar die consequentie aan verbinden, maar daarmee is ook het risico op naheffing weggenomen.
Hoe groter het fiscale bewustzijn, hoe meer processen kunnen worden beschreven en kan het TCF allerlei signalen (piep/vlag) afgeven als een bepaald proces of gebeurtenis zich voordoet. Proces en inhoud zullen elkaar gaan versterken en risico’s zullen tot een bepaald aanvaardbaar niveau (door de gemeente zelf vast te stellen) zich voor doen.
Pas na het vaststellen dat een bepaald fiscaal bewustzijn aanwezig is, is het opstellen van een TCF een logische vervolgstap. Bent u benieuwd wat EFK Belastingadviseurs op het gebied van fiscaal bewustzijn en TCF voor de gemeente kan betekenen, neem contact op met Henk Roosendaal via 072-5350525 of stuur een e-mail naar info@efkbelastingadviseurs.nl.
