Het einde van het jaar nadert. Dat betekent dat de WKR weer op de ‘to do lijstjes’ terecht komt. In dit artikel staan wij stil bij de meest voorkomende WKR-fouten en hoe deze aan te vliegen.
Onze ervaring leert dat de WKR-fouten binnen publiekrechtelijke organisaties zich onderscheidt in:
- Het niet of niet tijdig aanwijzen; en
- Het onjuist of onvolledig labelen van de loonbestanddelen.
Niet of niet tijdig aanwijzen
Voordat uw organisatie als werkgever zijnde iets geeft aan haar werknemers, dient zij de keuze te hebben gemaakt wie de eventuele loonbelastingheffing voor zijn rekening neemt (aanwijzen). De werkgever of de werknemer. Dit is relevant omdat eventuele belasting verschuldigd is op het moment dat uw organisatie iets verstrekt aan haar werknemers (het loongenietingsmoment*). Wij zien in de praktijk dat het aanwijzen veelal te laat plaatsvindt, namelijk lang nadat de verstrekking aan de werknemer heeft plaatsgevonden. Bij veel publiekrechtelijke organisaties vindt dit pas plaats in februari van het opvolgende jaar als de berekening voor de WKR/ vrije ruimte wordt gemaakt.
Ter illustratie: uw organisatie verstrekt aan haar werknemers een horloge wegens het 100 jarig bestaan van de organisatie. De horloges worden verstrekt op 1 augustus 2024. Het genietingsmoment van het voordeel (het loon) is 1 augustus 2024. Vóór 1 augustus dient de organisatie aan te wijzen of zij dan wel de werknemers de loonbelasting dragen. Maakt de organisatie de keuze na 1 augustus 2024 of helemaal niet, dan is feitelijk niet tijdig aangewezen. Het gevolg van het niet of niet tijdig aanwijzen is dat de werknemers de loonbelasting betalen. Het horloge voelt dan aan als een sigaar uit eigen doos.
Ons advies: zorg dat alle vergoedingen en verstrekken aan werknemers vooraf worden gelabeld. Dit kan per incident, maar het is makkelijker te werken met een levend document waarin vooraf duidelijk is hoe uw organisatie wil aanwijzen (aanwijsdocument of aanwijsbesluit).
* De theoretische uitleg van het loongenietingsmoment is te complex om volledig te beschrijven in dit artikel.
Onjuist of onvolledig labelen van de loonbestanddelen
Een aanwijsdocument of aanwijsbesluit is een handig document voor degene die verantwoordelijk is voor de financiële administratie. Met een aanwijsdocument is zichtbaar op welke wijze loonbestanddelen worden gelabeld (bijvoorbeeld: gerichte vrijstelling, nihil-waardering en vrije ruimte).
Handige controletools in het EFK Fiscaal Beheersysteem
Zonder aanwijsdocument loopt uw organisatie het risico dat de WKR-labelling niet of niet juist plaatsvindt. Bij EFK Belastingadviseurs bieden wij via ons Fiscaal Beheersysteem diverse tools welke uw organisatie kunnen ondersteunen bij het controleren van de WKR-labelling en het achterhalen van gemiste WKR-boekingen. Door het verrichten van controles krijgt uw organisatie inzichtelijk in welke mate zij compliant is voor de WKR en wat gedaan kan worden om de huidige processen te verbeteren.
Binnenkort geven wij diverse gratis sessies over de ins en outs van het EFK Fiscaal Beheersysteemsessies. Meer weten of aanmelden?
(Inhouse) WKR-trainingen
Hebt u vragen over de WKR of behoefte aan een training? Neemt u dan gerust een kijkje bij ons trainingsaanbod, klik hier! Wij verzorgen onze trainingen op aanvraag ook inhouse.
Liever even sparren met één van onze loonheffingenspecialisten? Neemt u dan gerust contact op met uw EFK-belastingadviseur via 072 5350525 of stuur een e-mailbericht naar info@efkbelastingadviseurs.nl. Wij denken graag met u mee!
