Wijzigingen BBV en implementatie VPB: een ‘verplicht nummer of een kans’?

Wijzigingen BBV en implementatie VPB: een ‘verplicht nummer of een kans’?

Met de wijzigingen van het BBV en de invoering van de vennootschapsbelastingplicht bij gemeenten is het ‘projectenmandje’ van de financiële afdeling meer dan vol. Het risico bestaat dat dingen niet of half worden gedaan of dat het beperkt blijft tot het hoogstnoodzakelijke. In het kader van ‘never waste a good crisis’ is het juist nu het moment de inrichting van de administratie in één keer slim aan te pakken.

Naast de standaard jaarprocessen zoals de begroting en jaarrekening zijn er diverse externe oorzaken die direct ingrijpen op de administratie en de processen binnen de gemeente, te weten:

  1. Vernieuwde regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)

De begroting moet voldoen aan de vernieuwde regels. Het tijdsbestek waarin gemeenten kunnen inspringen op deze regels is, gezien het opstellen van de begroting in kalenderjaar 2016, kort. De regels hebben niet alleen gevolgen voor de begroting, maar bijvoorbeeld ook voor de inrichting van het financieel pakket en de berekening van het btw-mengpercentage.

  1. Invoering van de vennootschapsbelastingplicht

Bij de meeste gemeenten is de (grove) inventarisatie achter de rug. De volgende mijlpaal wordt de aangifte waarvoor informatie uit de administratie benodigd is, een onderbouwing en exactere afbakening van de aangifteplichtige clusters en de daarbij horende openingsbalans. Dit is deels een intra- en deels een extracomptabele exercitie.

  1. Verhoogde aandacht van Belastingdienst en accountant voor adequate verslaglegging en fiscaal beheer

Door het toegenomen aantal taken van de gemeente met als gevolg een vergroting van de geldstroom door het financiële systeem, zullen toezichthouders logischerwijs scherp de focus hebben op het ‘in control’ zijn van de gemeente. Uit de administratie, als eindstation van alle organisatorische processen, moet blijken dat de gemeente de zaken goed voor elkaar heeft. Tax Assurance krijgt een prominentere rol.

Alvorens te beginnen met het omdenken van bovenstaande ‘verplichte nummers’’ naar kansen, eerst het volgende. Binnen de ICT-wereld is het een bekend gezegde: ‘eerst organiseren, dan automatiseren’. Als EFK Belastingadviseurs herformuleren wij dit naar ‘eerst fiscaal juridische keuzes maken, dan fiscaal administratief inrichten’. Eerst vaststellen wat fiscaal de meest gunstige route is, zodat daarna de administratie deze keuze zal ondersteunen. Een ander aspect is dat wellicht nu het moment ontstaat dat een aantal reeds langer bestaande pijnpunten binnen de administratie worden aangepakt.

Wij geven u de volgende ideeën in overweging, zodat de ‘verplichte nummers’ kansen worden.

  1. Veel administratieve spaghetti is fiscaal of organisatorisch ‘weg te managen’ door niet uit te gaan van de bestaande situatie, maar de gewenste situatie na te streven. Een slimme organisatorische keuze over iets wel of niet meer blijven doen, het aanpassen van een overeenkomst of het fiscaal anders duiden van een situatie kan zo maar veel ‘lucht en ruimte’ opleveren.
  2. Gebruik de vernieuwde BBV-regels voor de berekening van het btw-mengpercentage en de toerekening van overhead aan de vennootschapsbelastingplichtige clusters. Een belangrijke wijziging binnen het BBV is taakveld “Overhead”. Het verdelen van overheadkosten over de producten is voor wat betreft het BBV met dit taakveld niet langer toegestaan (uitzonderingen daargelaten). Een praktische methode ter vervanging van de kostenverdeelstaat is de salaris-toerekeningsmethodiek. Afhankelijk van de nauwkeurigheid van de begroting wordt de berekening van het mengpercentage eenvoudiger.
  3. De gemeente is waarschijnlijk voor het grootste deel van haar activiteiten niet vennootschapsbelastingplichtig. Een logische keuze is dan ook alleen die clusters uit de administratie te halen, welke belastingplichtig zijn en dan extracomptabel de slag naar de aangifte te maken. De balansposten opstellen is eveneens een extracomptabele slag, evenals de aangifte zelf. Hoewel de vennootschapsbelasting nauwelijks als kans kan worden gezien, bestaat wel de mogelijk de last te verminderen.
  4. De BBV regels vereisen een andere kijk op vastgoed. In onze optiek is het dan ook nu het moment het vastgoed apart in de administratie te positioneren. Deze keuze helpt zowel bij het beheer van het vastgoed als bij de juiste verwerking van het vastgoed voor de btw en de vennootschapsbelasting.
  5. Voor het BBV zullen verschillende IV3-coderingen worden gesplitst in twee of meerdere taakvelden. De gemeente zal haar rekeningschema doorlopen om de juiste toerekening naar taakvelden te kunnen maken. Maak gedurende het doorlopen ook onderscheid tussen publieke en private activiteiten binnen uw administratie. U zult zien dat het beheer en de controle van zowel de btw als de vennootschapsbelasting aanzienlijk gemakkelijker worden. De aard van het handelen van de gemeente, soms als overheid en soms als ondernemer, blijkt dan tevens uit de administratie en vergroot het bewustzijn bij de niet financiële afdelingen.
  6. Veel gemeenten werken of gaan in de toekomst intensief samenwerken met andere gemeenten. Als u nu de administratie onder handen hebt, is het moment gunstig het fiscale beleid en het rekeningschema direct op elkaar af te stemmen cq. te harmoniseren.
  7. Werk bij uitvoering van bovenstaande handelingen de gevolgen direct uit in een grondslagendocument en een controleplan. Het opbouwen van een dossier helpt de gemeente bij het verder in control komen. Indien gewenst kunnen wij u een generieke opzet sturen, zodat u de gemeente-specifieke onderdelen daarin kunt verwerken.

 Tot slot

Wij beseffen dat door ons geen oplossingen zijn aangereikt die de werkdruk of de hoeveelheid werk op korte termijn verminderen. Het blijft veel werk in weinig tijd, maar verdient zich in de loop van tijd terug door meer inzicht in de opbouw van uw administratie en de gevolgen voor de fiscaliteit. Wij gaan ervan uit dat met de aangereikte tips en inzichten de komende veranderingen uitdagend zijn. Kansen ontstaan als slimme (fiscale) keuzes worden gemaakt. Het werk en de oplossingen raken de financiële afdeling, maar hebben ook waarde in een breder organisatorisch perspectief en helpen uw gemeente ‘in control’ te blijven.

Wij beseffen dat elk benoemd onderwerp een eigen uitwerking in een uitgebreider artikel zou verdienen. Mocht u over één of meerdere onderwerpen meer willen weten of willen klanken, dan helpen wij u graag. Belt u vrijblijvend met uw vraag of feedback naar telefoonnummer 072 5350525 of e-mail naar info@efkbelastingadviseurs.nl.