Werkkostenregeling en kilometervergoeding dienstreizen

Werkkostenregeling en kilometervergoeding dienstreizen

Binnen de werkkostenregeling valt de zakelijke kilometervergoeding tot € 0,19 onder de gerichte vrijstelling. Hoe kan worden omgegaan met een kilometervergoeding voor dienstreizen die hoger is dan € 0,19?

In de praktijk komt het voor dat een medewerker voor het zakelijk gebruik van zijn privé auto een vergoeding ontvangt van bijvoorbeeld € 0,37 per kilometer. De vergoeding valt, indien aangewezen als eindheffingsloon, slechts tot een bedrag van € 0,19 onder de gerichte vrijstelling. Het bovenmatige deel van de vergoeding ad € 0,18 per kilometer is in beginsel belast. Hier kan op verschillende wijzen mee worden omgegaan.

  • De verschuldigde loonbelasting komt voor rekening van de medewerker.

Het bovenmatige deel van de vergoeding wordt tot het brutoloon van de medewerker gerekend. De hierover verschuldigde loonbelasting wordt op dit brutoloon ingehouden, waardoor de medewerker per saldo een lagere (netto) vergoeding ontvangt. De kosten voor de werkgever blijven gelijk.

  • De verschuldigde loonbelasting komt voor rekening van de werkgever

Het bovenmatige deel van de vergoeding wordt tot het nettoloon van de medewerker gerekend. Door brutering van het nettoloon komt de verschuldigde loonbelasting voor rekening van de werkgever. De (netto) vergoeding voor de medewerker blijft gelijk, maar leidt tot een hogere last voor de werkgever.

  • De werkgever brengt het bovenmatige deel ten laste van de vrije ruimte

In deze variant is de werkgever over het bovenmatige deel 80% eindheffing verschuldigd indien en voor zover de vrije ruimte is overschreden. De vergoeding voor de medewerker blijft gelijk, maar kan voor de werkgever een hogere last tot gevolg hebben. Hierbij moet de kanttekening worden geplaatst dat indien de 80% eindheffing is verschuldigd, een vergelijking met variant 2 op zijn plaats is. Afhankelijk van het voor de medewerker geldende belastingtarief kunnen de kosten van variant 2 voor de werkgever lager zijn dan de kosten van variant 3.

  • Saldering met de onbelaste vergoeding voor het woon-werkverkeer

Het is fiscaal toegestaan om het bovenmatige deel van de vergoeding voor de dienstreizen te salderen met de reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer. De vergoeding voor het woon-werkverkeer valt tot een bedrag van € 0,19 per kilometer onder de gerichte vrijsteling. Indien op ten minste 128 dagen per kalenderjaar wordt gereisd tussen de woning en het werk, kan een vergoeding worden betaald waarbij mag worden uitgegaan van 214 dagen. Indien de werkgever dit bedrag niet (volledig) vergoedt, kan het bovenmatige deel van de vergoeding voor de dienstreizen fiscaal worden gesaldeerd met dat deel dat voor het woon-werkverkeer niet wordt vergoed.

  • Saldering en IKB

In de praktijk komt het voor dat de werkgever geen vergoeding betaalt voor het woon-werkverkeer, maar de medewerker in de gelegenheid stelt om door het inzetten van het IKB (Individueel Keuze Budget) een gedeelte van het brutoloon om te ruilen voor een onbelaste vergoeding. Het effect hiervan is dat over dit deel van het brutoloon geen loonbelasting is verschuldigd, hetgeen het netto loon verhoogt. Door gebruik te maken van de salderingsmogelijkheid kan de werkgever het bovenmatig deel van de vergoeding zonder extra kosten onbelast betalen. Dit leidt voor de medewerker weliswaar tot een lager in te zetten bedrag voor het IKB, maar heeft wel als voordeel dat het bovenmatige deel volledig onbelast is en niet beperkt blijft tot een ‘teruggaaf’ van de loonbelasting.

Wat betekent dit voor u als gemeente 

Gemeenten die een bovenmatige kilometervergoeding voor dienstreizen betalen, kunnen hier op verschillende manieren mee om gaan. Per situatie dient te worden beoordeeld welke van de genoemde varianten de voorkeur heeft. Wij adviseren u daar graag nader over.

Mocht u vragen hebben over de beschreven varianten, aarzel dan niet contact op te nemen met Ton van der Fits of ons secretariaat per e-mail info@efkbelastingadviseurs.nl of per telefoon 072 5350525.