In de gemeentelijke praktijk worden we geconfronteerd met allerlei verrekeningen op inkomende facturen en afrekeningen. Als voorbeeld noemen we:
- Facturen waarop taxibedrijven hun dienstverlening in het kader van het collectief WMO-vervoer in rekening brengen onder verrekening van de vervoersbijdragen die namens de gemeente zijn geïnd.
- Facturen waarop afvalverwerkingsbedrijven hun dienstverlening in rekening brengen onder verrekening van (bij wijze van selfbilling) de verkoopomzet recyclebaar afval;
- Afrekeningen waarop watersportverenigingen de liggelden verantwoorden die namens de gemeente zijn geïnd onder verrekening van de huur van water/clubgebouwen.
Dergelijke facturen/afrekening vereisen boekhoudkundig een splitsing in een kostendeel en een opbrengstdeel, maar als dit bij registratie in de geautomatiseerde financiële administratie niet wordt onderkend gaat het mis. Het opbrengstgedeelte wordt dan als negatieve kosten verantwoord met (mogelijk) negatieve btw-verwerking tot gevolg. In de gegeven voorbeelden heeft dit bovendien als neveneffect dat ook de verschuldigde btw (over de vervoersbijdragen, de verkoopomzet en de liggelden) niet (juist) op btw-aangifte wordt aangegeven. Hiervoor moeten dan weer suppleties op de gedane aangiften en declaraties worden ingediend.
Omdat ons is gebleken dat het hierbij om aanzienlijke bedragen kan gaan die dan ten onrechte in mindering zijn gekomen op de compensabele c.q. verrekenbare btw, loont het dus zeer de moeite hier intern aandacht voor te vragen. Leg een en ander goed vast in de werkprotocollen of (nog beter) spreek met de betreffende leveranciers af voortaan twee aparte facturen/afrekeningen te sturen, te weten één voor het kostendeel en één voor het opbrengstdeel. Op deze wijze is een juiste administratieve verwerking (beter) geborgd. Voorkomen is beter dan genezen.
Wilt u meer weten of mocht u vragen hebben, neem dan contact op met uw EFK-adviseur of stuur een mailbericht naar info@efkbelastingadviseurs.nl of bel naar 072-5350525.
