Van ruilen komt huilen

Van ruilen komt huilen

Gemeenten kunnen hun medewerkers aan het einde van het jaar de gelegenheid bieden (een deel van) het IKB te ruilen voor een gericht vrijgestelde (onbelaste) reiskostenvergoeding. Slechts indien reeds aan het begin van het jaar met de medewerker een vaste reiskostenvergoeding is overeengekomen, kan bij de uitruil gebruik worden gemaakt van het forfaitair vastgestelde aantal reisdagen van 214. In andere gevallen dient het werkelijke aantal reisdagen te worden gehanteerd.

Mits aangewezen als eindheffingsloon kan de werkgever aan de werknemer ter zake van het woon-werkverkeer een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding verstrekken ter grootte van 19 eurocent per kilometer. Dit geldt eveneens als de werknemer dit doet door een deel van het bruto loon te ruilen voor de onbelaste vergoeding. Voor de werkgever is deze variant budgetneutraal, de werknemer betaalt de vergoeding immers zelf, terwijl de werknemer een voordeel geniet nu een deel van het bruto loon netto wordt uitbetaald. Het gaat dan in beginsel om een vergoeding van de werkelijke reisdagen.

In artikel 31a lid 2 onderdeel c, ten derde van de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat indien de werkgever aan de werknemer een vaste vergoeding toekent, de werkgever mag uitgaan van 214 reisdagen per kalenderjaar indien de werknemer op ten minste 128 dagen werkelijk naar de vaste arbeidsplaats reist. In bijgevoegd reisbesluit <klik hier> is dit artikel in hoofdstuk 4 nader toegelicht. Onderscheid dient te worden gemaakt tussen de vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie en de praktische regeling. De praktische regeling houdt in dat de werkgever aan de hand van de volgende factoren een vaste vergoeding voor de reiskosten mag betalen aan de werknemer die doorgaans naar dezelfde arbeidsplaats reist:

  • Het aantal reguliere werkdagen, verminderd met het gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid wordt gesteld op 214;
  • De totale reisafstand, dus heen en weer, bedraagt maximaal 150 kilometer per dag.

De op deze wijze op jaarbasis berekende vergoeding wordt dan gedeeld door 12 (maand) of 52 (week). Dat de vaste vergoeding niet maandelijks dan wel wekelijks wordt uitbetaald, maar pas aan het eind van het jaar is geen probleem, indien de vergoeding wel aan het begin van het jaar is toegekend. Ook een doorlopende in een voorgaand jaar toegekende vergoeding volstaat.

Het risico op naheffing doet zich voor indien de vaste vergoeding niet aan het begin van het jaar of eerder is toegekend. In dat geval kan geen gebruik worden gemaakt van de praktische regeling, omdat een vaste kostenvergoeding niet met terugwerkende kracht kan worden toegekend <klik hier>. Steeds vaker blijkt de Belastingdienst zich formeel op te stellen en te corrigeren indien ten onrechte gebruik is gemaakt van het forfaitaire aantal reisdagen.

Wat betekent dit voor de praktijk      

Zonder een aan het begin van het jaar of een eerder toegekende vaste reiskostenvergoeding kan bij de uitruil aan het einde van het jaar geen gebruik worden gemaakt van de praktische regeling en dient de vergoeding te zijn gebaseerd op het werkelijke aantal reisdagen. Als u overweegt de praktische regeling te willen toepassen op het einde van het jaar, stelt u vast dat bij het begin van het jaar een vaste reiskostenvergoeding is toegekend. Mocht dit niet het geval zijn dan kan het overwegingsmoment de aanleiding zijn om het vóór het nieuwe jaar wel te regelen.

Voor vragen kunt u zich wenden tot Ton van der Fits dan wel het secretariaat van EFK Belastingadviseurs, telefoon 072-5350525 dan wel info@ekfbelastingadviseurs.nl.