Reiskostenvergoedingen tijdens de coronacrisis

Reiskostenvergoedingen tijdens de coronacrisis

Veel werkgevers betalen hun medewerkers een gericht vrijgestelde vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer. Mag dit nog steeds nu vanwege thuiswerken feitelijk geen woon-werkverkeer meer plaatsvindt en hoe zit dat met de uitruil reiskostenvergoeding?

Algemeen

De vergoeding voor de reiskosten woon-werkverkeer is gericht vrijgesteld tot een bedrag van € 0,19 per kilometer. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de methode van onderdeel 4.2 van het Besluit van 20 maart 2015, BLBK 0188M <klik hier>. Veelal gebeurt dit in de vorm van een maandelijkse vaste reiskostenvergoeding. Indien een fulltime medewerker op ten minste 128 dagen reist tussen zijn woon- en arbeidsplaats, mag de maandelijkse vaste reiskostenvergoeding worden berekend over 214 reisdagen gedeeld door 12. Bij de vaststelling van 214 reisdagen is rekening gehouden met een forfaitair aantal vakantiedagen, feestdagen en ziektedagen. Indien een medewerker gedurende een aaneengesloten periode van zes weken geen woon-werkverkeer heeft, dient de vaste reiskostenvergoeding tijdelijk te worden stopgezet. Medewerkers die van de werkgever geen reiskostenvergoeding ontvangen kunnen de keuze maken een deel van hun IKB uit te ruilen tegen een gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding. De uitruil is voor de werkgever budgetneutraal en levert de medewerker een belastingbesparing op.

Coronacrisis en vaste reiskostenvergoeding 

In maart 2020 heeft het Kabinet medewerkers gevraagd om tijdens de coronacrisis zoveel mogelijk thuis te werken. Tijdens de thuiswerkperiode vindt geen woon-werkverkeer plaats en dient de vaste reiskostenvergoeding in beginsel tijdelijk te worden stopgezet. Het Kabinet vindt dit een ongewenst gevolg van haar verzoek en heeft goedgekeurd dat de gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding mag worden voortgezet uitgaande van het feit dat thuiswerkdagen worden aangemerkt als reisdagen woon-werkverkeer. Zie de brief aan de Tweede Kamer d.d. 15 juni 2020 <klik hier>.

De vaste reiskostenvergoeding mag in beginsel tot 1 oktober 2020 onverkort gericht vrijgesteld worden voortgezet, uiteraard met inachtneming van de algemene voorwaarden. Dit betekent dat indien de medewerker tijdens de coronacrisis vanwege ziekte een periode van zes aaneengesloten weken niet (thuis)werkt, de vaste reiskostenvergoeding dient te worden gestopt. Nu het kabinet recent heeft geadviseerd ook na 1 september nog zoveel mogelijk thuis te werken, wordt de goedkeuring mogelijk verlengd.

Coronacrisis en uitruil reiskostenvergoeding

Medewerkers die geen maandelijkse vaste reiskostenvergoeding ontvangen, maar hun IKB uitruilen kunnen dit op basis van het besluit van 16 juni 2020 <klik hier> voorzetten. Hieraan zijn echter de volgende twee voorwaarden verbonden:

  • De medewerkers dienen hun keuze uit te ruilen kenbaar te hebben gemaakt voor 13 maart;
  • De medewerkers hebben een onvoorwaardelijk recht op de uitruil.

Medewerkers die vanaf januari 2020 maandelijks uitruilen kunnen dit in ieder geval zonder fiscale consequenties voorzetten.

Problemen in de praktijk

In de praktijk lopen gemeenten tegen een aantal problemen aan, waarvan wij hierna twee noemen.

Probleem 1

De werkgever heeft de maandelijkse vaste reiskostenvergoeding per 1 juli 2020 stopgezet. Kan de medewerker vanaf 1 juli de reiskostenvergoeding dan uitruilen door middel van het IKB? De Belastingdienst is van mening dat in dat de geval de keuze uit te ruilen wordt gemaakt na 1 juli 2020, dus na 12 maart 2020 waardoor het goedkeurende beleid niet van toepassing is. Wordt bij een door de werkgever gemaximeerde maandelijkse vaste reiskostenvergoeding maandelijks al een deel van de vergoeding uitgeruild, dan mag die uitruil wel worden voortgezet. Bij het standpunt van de Belastingdienst plaatsen wij de volgende op- en aanmerkingen:

  • In beginsel wordt ook na 1 juli 2020 de vaste reiskostenvergoeding voortgezet, alleen komt de vergoeding voor de uitruil niet meer ten laste van de werkgever, maar ten laste van de medewerker.
  • Tot 1 juli 2020 zijn thuiswerkdagen reisdagen. Op basis van de 214 dagenregeling zijn dit pro rata 107 reisdagen. Wanneer de medewerker in de periode 1 juli 2020 tot en met 31 december 2020 op ten minste 21 dagen woon-werkverkeer heeft, wordt voldaan aan de 128 dagen-eis. Kan dan over het tweede half jaar ook volledig worden uitgeruild of wordt in dat geval rekening gehouden met het feit dat in het tweede halfjaar gedurende een periode van zes aaneengesloten weken geen woon-werkverkeer heeft plaatsgevonden?

Probleem 2

De medewerker heeft voor 12 maart 2020 zijn keuze uit te ruilen kenbaar gemaakt, maar tot op heden niet geëffectueerd. In dat geval beoordeelt de Belastingdienst of de medewerker een onvoorwaardelijk recht heeft op de uitruil. Van een onvoorwaardelijk recht is sprake indien de medewerker in december automatisch uitruilt, ook indien hij niet zelf al voor een ander tijdstip heeft gekozen. Vervalt de uitruil indien hij niet expliciet een uitruilmoment aangeeft? Hij heeft in de visie van de Belastingdienst in deze situatie geen onvoorwaardelijk recht en maakt hij de keuze na 12 maart 2020 en is het goedkeurende beleid niet van toepassing. Hierbij plaatsen wij de volgende op- en aanmerkingen:

  • In de praktijk zal het nimmer voorkomen dat een medewerker die aan het begin van het jaar zijn keuze kenbaar heeft gemaakt niet uiterlijk in december effectief zal uitruilen. Het aangeven van het uitruilmoment is slechts een formaliteit, immers het opgebouwde IKB kan tot het bedrag van de gericht vrijgestelde reiskostenvergoeding iedere maand worden uitgeruild.
  • Het tot 2016 geldende cafetariasysteem is per 2016 omgezet in het IKB. Medewerkers die jaarlijks in december kiezen uit te ruilen hebben in het kader van de bestendige gedragslijn eigenlijk ook voor 13 maart 2020 de keuze uit te ruilen al gemaakt. Van het behalen van een incidenteel fiscaal voordeel, de mogelijke reden voor het in het besluit opnemen van het keuzemoment van 12 maart 2020, is in casu geen sprake.

Gevolgen voor de gemeente

Aan het goedkeurende beleid zitten een aantal haken en ogen. Gemeenten dienen zich hiervan bewust te zijn. Indien gemeenten uitruilen zonder dat het goedkeurende beleid van toepassing is, komt de reiskostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte kost dit de gemeente 80% eindheffing.

Inmiddels zijn ter zake vragen gesteld aan de Belastingdienst. Wij zullen onze klanten op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Mocht u vragen hebben neem dan contact op met Ton van der Fits (06-36118572) of met ons secretariaat.