Reiskostenvergoedingen tijdens de corona crisis (deel 2) en thuiswerken

Reiskostenvergoedingen tijdens de corona crisis (deel 2) en thuiswerken

In de nieuwsbrief van 27 augustus 2020 is aandacht besteed aan het doorbetalen en het uitruilen van de vaste reiskostenvergoeding. Bijgaand een update op basis van recent gepubliceerde vragen en antwoorden, waarin ook aandacht wordt besteed aan het thuiswerken.

 ALGEMEEN

Recent heeft het Ministerie van Financiën een aantal vragen en antwoorden gepubliceerd <klik hier>. De vragen en antwoorden betreffen:

  • Vaste reiskostenvergoedingen;
  • OV- abonnementen;
  • Voorzieningen voor thuiswerken;
  • Arbo vrijstelling; en
  • Privé-gebruik auto.

De voor de gemeente van belang zijnde vragen zullen hierna worden toegelicht.

In eerdere publicaties heeft de Belastingdienst aangegeven dat 12 maart 2020 een cruciale datum is. Een regeling waarvoor uiterlijk 12 maart 2020 geen keuze is gemaakt, valt niet onder de goedkeuring, zoals gepubliceerd in het beleid van 16 juni 2020 <klik hier> . Kern van de goedkeuring is dat gedurende de coronacrisis de vaste reiskostenvergoeding kan worden doorbetaald. Dit geldt in beginsel ook voor de uitruil van de reiskostenvergoeding. In het Besluit van 29 september 2020 nr. 2020-19833 <klik hier> is bepaald dat de goedkeuring per 31 december 2020 wordt beëindigd.

Medewerkers treden na 12 maart in dienst

Medewerkers die na 12 maart 2020 in dienst zijn getreden kunnen geen gebruik maken van de goedkeuring. Dit geldt zowel voor de vaste reiskostenvergoeding als voor de uitruil. Zij kunnen wel een vergoeding krijgen en uitruilen over de werkelijke reisdagen. Indien in die gevallen pro rata op ten minste 128 dagen wordt gereisd, kan de vergoeding over pro rata 214 dagen worden berekend.

Medewerkers krijgen aan het einde van het jaar met terugwerkende kracht de reiskostenvergoeding

Indien deze regeling niet vóór 13 maart 2020 aan de medewerkers is toegekend mag geen gebruik worden gemaakt van de goedkeuring en kan de vergoeding alleen over de werkelijke reisdagen worden betaald. Hierbij de kanttekening dat indien het werkelijke aantal reisdagen in 2020 ten minste 128 bedraagt de vergoeding mag worden berekend over 214 dagen.

Medewerkers kiezen op grond van het IKB een deel van het IKB te ruilen voor een vaste reiskostenvergoeding

Hebben de medewerkers de keuze om uit te ruilen gemaakt vóór 13 maart 2020 mogen zij gebruik maken van de goedkeuring. Hebben de medewerkers hun keuze op of na 13 maart 2020 gemaakt mogen zij geen gebruik maken van de goedkeuring. Zij mogen alleen de werkelijke reisdagen uitruilen. Hierbij de volgende twee kanttekening:

  1. Indien het werkelijke aantal reisdagen ten minste 128 dagen bedraagt, mag worden gerekend met 214 dagen.
  2. Door de vóór 13 maart 2020 gemaakte keuze dient de medewerker een onvoorwaardelijk recht op de uitruil te hebben. De Belastingdienst stelt zich op het standpunt dat indien de gemeente het IKB uiterlijk aan het einde van het jaar niet automatisch uitruilt, maar dat de medewerker hiervoor in het geautomatiseerde systeem eerst nog een vakje dient aan te vinken, de medewerker eerst op dat moment de keuze maakt en dus geen gebruik kan maken van de goedkeuring.

Werkgever vergoedt of verstrekt hulpmiddelen om thuis te kunnen werken

Indien de hulpmiddelen naar het redelijke oordeel van de gemeente noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de werkzaamheden, wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium en is de vergoeding dan wel verstrekking gericht vrijgesteld. Indien na de coronacrisis de noodzaak vervalt, dient de medewerker de hulpmiddelen terug te geven aan de gemeente dan wel de restwaarde van de hulpmiddelen aan de gemeente te betalen. Doet de medewerker dit niet komt de restwaarde, mits aangewezen als eindheffingsloon, ten laste van de vrije ruimte. Voorbeelden van hulpmiddelen zijn: gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke. Stoelen vallen hier niet onder. Deze zijn gericht vrijgesteld als zij kwalificeren als een Arbovoorziening.

Medewerker betaalt een deel van de hulpmiddelen via het IKB

Het deel dat de medewerker zelf betaalt valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium en is dan ook niet gericht vrijgesteld. Dit deel komt, mits aangewezen als eindheffingsloon, ten laste van de vrije ruimte.

Gemeente vergoedt dan wel verstrekt Arbovoorzieningen

Arbovoorziening zoals een goede bureaustoel zijn gericht vrijgesteld indien de voorziening samenhangt met de verplichtingen op grond van de Arbowet, de medewerker geen eigen bijdrage betaalt, en de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de voorwaarden van het Arbobesluit.

HANDIGE TIPS

Goedkeuring niet toegestaan bij te late keuze uitruil

In de praktijk is veel onrust ontstaan over het onvoorwaardelijk recht. Met name voor gemeenten, die vanwege de administratieve verwerking van het IKB en de uitruil, in de situatie terecht zijn gekomen dat geen sprake is van een onvoorwaardelijk recht, indien de medewerker uiterlijk in december nog een vakje dient aan te kruisen om de uitruil te effectueren. Niet uitgesloten is dat tegen het standpunt van de Belastingdienst zal worden geprocedeerd. Ter behoud van rechten adviseert EFK om het IKB uit te ruilen tegen een belaste reiskostenvergoeding. De medewerker kan in dat geval bezwaar maken tegen de inhouding van loonheffingen.

Vergoeding extra kosten thuiswerken

Naast de kosten van de hulpmiddelen en de Arbovoorzieningen hebben medewerkers ook andere kosten, zoals het gebruik van koffie thuis, die op de werkplek op nihil worden gewaardeerd, maar die voor de medewerker extra kosten met zich brengen. Door het Nibud zijn dergelijke kosten beraamd op ongeveer € 2,00 per werkdag. In de vragen en antwoorden is niet nader ingegaan op de vraag of de werkgever de medewerker een gericht vrijgestelde vergoeding mag geven voor deze kleine zaken. Vooralsnog komen deze kosten ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte kost dit gemeenten 80% eindheffing.

Gemeenten kunnen overwegen de vaste reiskostenvergoedingen niet langer door te betalen en het budget dat daarmee wordt bespaard aan te wenden thuiswerkende medewerkers een thuiswerkvergoeding te betalen. Uitgangspunt is dat de vrije ruimte is overschreden en de gemeente 80% eindheffing verschuldigd is.

Een rekenkundig voorbeeld:

Vaste reiskostenvergoedingen 100 medewerkers gemiddeld € 144 per maand, in totaal € 14.400. Uit de € 14.400 kan, rekening houdend met 80% eindheffing, 100/180 maal € 14.400 = € 8.000 “onbelast” worden uitbetaald. Over 400 medewerkers is dat € 20 per maand. Voordeel is dat de vergoeding over meerdere medewerkers kan worden verdeeld zonder dat dit de gemeente “extra” geld kost.

 Vragen

EFK houdt haar klanten op de hoogte van de ontwikkelingen ook op het gebied van de loonbelasting. Mocht u vragen hebben neem dan contact op met Ton van der Fits (06-36118572) of met ons secretariaat via info@efkbelastingasdiseurs.nl of 072-5350525.