In gesprekken met de Belastingdienst is de werkkostenregeling (hierna: WKR) altijd een punt. Zeker als het gaat om DHT- trajecten (‘Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht’). In de praktijk zien wij veelal het volgende: aan het begin van het jaar vraagt de salarisadministratie aan de financiële afdeling welk bedrag moet worden opgegeven in de loonaangifte. De financiële administratie beoordeeld of posten belast of onbelast zijn. Vervolgens wordt berekend wat de vrije ruimte is en of deze wordt overschreden. Als dat het geval is, dan wordt dit bedrag aan de salarisadministratie doorgegeven om aan te geven als WKR-loon (eindheffingsloon). Herkenbaar? Lees dan verder, grote kans dat niet correct is aangewezen!
Aanwijzen in het algemeen
De WKR is ooit ingevoerd om het leven administratief makkelijker te maken voor de werkgevers, maar niets blijkt minder waar. Het idee was simpel. De werkgever heeft de vrijheid om naar eigen inzicht loon aan te wijzen binnen de ruimte die daarvoor is gegeven: de vrije ruimte. Wil je meer vergoeden of verstrekken, geen probleem! Maar dan betaal je als werkgever wel 80% eindheffing. Hoe je moet aanwijzen, daar zijn geen regels voor, behalve dan dat het moet blijken uit de administratie.
Simpel op papier, maar de praktijk is weerbarstig. Zo moet het aanwijzen als zodanig gebruikelijk zijn én moet de vergoeding of verstrekking gebruikelijk zijn. Daarnaast dient de werkgever ‘tijdig’ te hebben aangewezen. En een tijdige aanwijzing is uiterlijk het moment waarop sprake is van loon. In de meeste gevallen gaat dat over het moment waarop de werknemer het voordeel ontvangt. Een beoordeling aan het begin van het nieuwe jaar is dus niet tijdig. Gevolg, niet aangewezen posten kunnen niet als eindheffingsloon worden aangemerkt. Het gevolg daar weer van is dat de belastingheffing plaats zal vinden op het niveau van de werknemer. Zou de werknemer het kerstpakket nog willen hebben als hij weet dat hij daarover zelf de belasting dient te betalen? Dit draagt niet bij aan een tevreden werknemer, immers deze ontvangt een sigaar uit eigen doos.
Vastlegging
Wat is het moment waarop de beoordeling wordt gemaakt of loonbestanddelen belast of onbelast zijn? Als dit achteraf, in het nieuwe jaar, wordt gedaan dan is dit te laat en mag je als werkgever in feite niet meer aanwijzen. De werknemer is dan degene die de loonheffing zal betalen. Om dit te voorkomen is ons advies vooraf duidelijk vast te leggen welke vergoedingen en verstrekkingen kwalificeren als eindheffingsloon.
Wilt u meer weten over aanwijzen, neem dan contact op met uw EFK Belastingadviseur via 072-5350525 of stuur een mailbericht naar info@efkbelastingadviseurs.nl.
