Niet betaalde inkoopfacturen, wanneer claimt u de btw?

Niet betaalde inkoopfacturen, wanneer claimt u de btw?

In de wettelijke regelingen (Wet BCF en Wet OB 1968) staat exact beschreven wanneer de gemeente btw op aan haar in rekening gebrachte facturen moet claimen én wanneer zij die btw terugbetaalt als de factuur niet wordt betaald. Maar hoe gaat dat in de praktijk?

Wettelijk kader 2016

Aan het recht op aftrek van btw is een aantal voorwaarden verbonden. Alleen btw die op een juiste wijze in rekening is gebracht, komt voor aftrek in aanmerking. Om het recht op aftrek te kunnen effectueren, dient de gemeente in het bezit te zijn van een factuur die op de juiste wijze is opgemaakt. De vereisten waaraan een factuur moet voldoen, zijn opgenomen in artikel 35a van de Wet OB 1968. Het recht op aftrek wordt onmiddellijk uitgeoefend, ook al is de factuur nog niet betaald. Het is uiteraard voor een definitief recht op aftrek de bedoeling dat deze uiteindelijk wèl wordt betaald. Als een gemeente de vergoeding voor de aan haar verrichte prestaties geheel of gedeeltelijk niet betaalt, is zij de in aftrek gebrachte btw (naar evenredigheid) weer verschuldigd. De regels voor het recht op compensatie zijn vooralsnog gelijk aan de regeling die geldt voor de btw die de gemeente als ondernemer (via de btw aangifte) terugvraagt.

Het tijdstip waarop de gemeente de geclaimde bijdrage weer verschuldigd is, is afhankelijk van het moment waarop redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de gemeente de vergoeding niet of niet geheel zal betalen, dan wel heeft terugontvangen. De bijdrage wordt in ieder geval verschuldigd als de vergoeding twee jaren na de opeisbaarheid hiervan nog niet is betaald.

Kasstelsel

Het komt nogal eens voor dat een gemeente de btw niet over het tijdvak waarin de opdrachtnemer de factuur uitreikt terugvraagt, maar pas op het moment dat zij de factuur betaalt. Door het kasstelsel te hanteren claimt de gemeente geen btw op facturen die zij niet gaat betalen. Btw die niet is geclaimd hoeft ook niet te worden terugbetaald.

Deze handelwijze lijkt heel logisch en verklaarbaar, maar is niet in overeenstemming met de wettelijke regeling. Deze vereist namelijk dat de btw wordt teruggevraagd in het tijdvak waarin de gemeente de factuur voor de ingekochte levering of dienst ontvangt. Sommige van deze gemeenten hanteren gedurende het jaar het kasstelsel, maar bepalen op balansdatum welke schulden (crediteuren) nog openstaan en nemen alsnog de btw in deze transitorische posten mee in hun btw-jaaropstelling. Op jaarbasis hanteren deze gemeenten toch het factuurstelsel.

De btw op facturen die langer dan twee jaar na het moment van het opeisbaar worden van de vordering nog steeds niet worden betaald, wordt op dat moment weer verschuldigd. Dit geldt voor zowel het aangifte- als het compensatietraject.

Wetswijziging

In de fiscale vereenvoudigingswet 2017 is een wijziging voorzien. De periode van twee jaar wordt verkort naar één jaar. Opvallend is dat deze wijziging op dit moment alleen is voorzien voor de Wet op de omzetbelasting 1968 en niet voor de Wet op het BTW-compensatiefonds. Wij verwachten dat dit in de praktijk tot (on)nodige problemen gaat leiden door voor de btw een periode van één jaar aan te houden en voor het bcf twee jaar. De gemeente zal een reden hebben om de factuur van de leverancier (nog) niet te betalen. Er kan bijvoorbeeld discussie zijn over de geleverde kwaliteit, de hoogte van de vergoeding et cetera. Als de kosten worden verantwoord op een kostendrager waarop een mengpercentage wordt toegepast (zowel btw-aangifte als bcf) zal het probleem met dezelfde crediteur én factuur voor beide wetten anders moeten worden behandeld. Derhalve pleiten wij – vanuit administratieve eenvoud – ervoor dat ook de Wet op het BTW-compensatiefonds hierop wordt aangepast.

Gemeentelijke praktijk

Gegeven de wetswijziging is het nog belangrijker te toetsen of de gemeente het kas- of het factuurstelsel toepast. Als u het eerste toepast zal de wetswijziging niet op u van toepassing zijn. Omdat het afwijkt van het wettelijk uitgangspunt, is het belangrijk na te gaan of deze werkwijze met uw inspecteur is afgestemd.

Past u het factuurstelsel toe, dan is het belangrijk in uw Tax Control Framework een (bewakings)proces in te richten die de tijdigheid van betalingen in de gaten houdt. Vanuit het bewakingsproces zullen signalen worden aangereikt die de terugbetaling van eerder in aftrek gebrachte c.q. gecompenseerde btw in gang gaan zetten. Mogelijk ten overvloede wijzen wij erop dat de reden of de oorzaak van het niet-betalen totaal niet van belang is. Het enkele gegeven dat na een bepaalde periode nog niet is betaald, verplicht de gemeente tot terugbetaling van de btw. Nu die periode is verkort tot één jaar, maakt dat de noodzaak voor het invoeren van een dergelijk proces urgenter. Voor de administratieve eenvoud siert het de wetgever deze termijn ook toe te gaan passen op het BTW-compensatiefonds.

Latere betaling

Als de factuur later toch nog geheel of gedeeltelijk wordt betaald, ontstaat een nieuw recht op aftrek c.q. compensatie naar mate de betaling heeft plaatsgevonden. Hierbij is het wel van belang dat partijen goed vastleggen welk deel van de betaling betrekking heeft op de factuur en welk deel op bijvoorbeeld de incassokosten.

Wilt u hierover meer weten? Neemt u contact op met mr. Andrea Joore via info@efkbelastingadviseurs.nl of 072-5350525.