Lezersvraag: Kan het forfaitair percentage (btw) automatisch worden geactualiseerd?

Lezersvraag: Kan het forfaitair percentage (btw) automatisch worden geactualiseerd?

Onlangs kregen wij van één van onze lezers de vraag of het forfaitair percentage voor overhead btw jaarlijks automatisch, door middel van de gegevens in het financieel pakket (al dan niet met behulp van software) kan worden geactualiseerd. Daarbij is ook de vraag of het gebruik van software hiervoor noodzakelijk is.

Wat is het forfaitair percentage?

Met behulp van het forfaitair percentage bepaalt de gemeente in welke mate de btw op algemene kosten aftrekbaar is via de btw-aangifte of terug te vragen valt via het BTW-compensatiefonds of kostprijsverhogend dient te worden verantwoord. Algemene kosten zijn kosten welke dienen ter ondersteuning van de directe taken van de gemeente en welke in beginsel worden verantwoord onder taakveld 0.4 Overhead van het Besluit begroting en verantwoording (hierna: BBV). Hierbij kunt u  bijvoorbeeld denken  aan de kosten van financiën, P&O en algemene ICT-kosten, zoals het financieel pakket.

Hoe wordt het forfaitair percentage berekend?

Het forfaitair percentage wordt normaliter berekend op basis van de ambtelijke inzet en eventueel de inhuur van personeel (hierna samen: de ambtelijke inzet). De salarislasten en inhuurkosten worden BBV-technisch verantwoord op de economische categorieën 1.1 – Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 – Ingeleend personeel. De kosten horen BBV-technisch op de taakvelden te worden verantwoord waar het personeel, dan wel de inhuur zich mee bezighoudt. De benadering op basis van de ambtelijk inzet is dan ook landelijk de meest toegepaste en door de Belastingdienst geaccepteerde methodiek.

Kan het forfaitair percentage automatisch worden geactualiseerd?

Aangezien de berekening van het forfaitair percentage plaatsvindt op basis van de ambtelijke inzet, mag u verwachten dat u met behulp van de gegevens uit de economische categorieën en de btw-tabel uit het financieel pakket een automatische berekening kan maken. Hiervoor is kennis van Excel of een reeds bij de gemeente aanwezige rapportagetool al voldoende. De aanschaf van dure software speciaal voor de berekening van het forfaitair percentage is dan ook niet nodig. Het automatisch actualiseren is technisch mogelijk maar niet wenselijk.

Waarom is het automatisch actualiseren niet wenselijk?

Hiervoor zijn twee redenen te geven:

  1. Het toedelen van lasten is niet fiscaal ingegeven. Gemeenten delen hun personeelslasten en inhuurlasten toe op basis van het BBV. De toedeling is niet vormgegeven vanuit fiscale motieven. Hierdoor is in sommige gevallen het toedelen niet specifiek genoeg de fiscale werkelijkheid te dekken.
  2. De btw-labellijst is ingericht op de kosten en niet op de ambtelijke inzet. De btw-labellijst is ingericht op de btw-behandeling van de kosten. Zo worden kostenplaatsen waarin over het algemeen verstrekkingen in natura worden verantwoord vaak volledig kostprijsverhogend gelabeld. De ambtelijke inzet is in die gevallen veelal wel compensabel.

Bij een automatische actualisatie ontbreekt dus een fiscale beoordeling waardoor eventuele voordelen ook niet worden gerealiseerd. Het forfaitair percentage zal verder geen volledig beeld geven van de ambtelijke inzet, terwijl met het berekenen juist een werkelijk gebruik benadering wordt nagestreefd. Het credo, ‘garbage in, garbage out’ is hier dus van toepassing.

Het antwoord op de lezersvraag is ja, het automatisch actualiseren van het forfaitair percentage is mogelijk, maar kent beperkingen qua fiscale kwaliteit en qua werkelijk gebruik benadering. Een dusdanig grove geautomatiseerde aanpak biedt geen toegevoegde waarde en zou naar onze mening achterwege dienen te blijven.

Wat dan wel?

De toedeling van de lasten in het systeem biedt een eerste en essentieel aanknopingspunt voor de berekening van het forfaitair percentage. Voor circa 70% tot 95% van de inzet (afhankelijk van de activiteiten binnen uw gemeente) zal fiscaal geen wijzigingen doorgevoerd hoeven te worden. Voor de overige inzet dient meer inzicht te worden verkregen hoe de ambtelijke inzet precies is en welke fiscale gevolgen deze inzet heeft. Ook dient te worden beoordeeld of de btw-labels correct staan als dit de inzet van personeel betreft en niet de invoer van kosten.

De hiervoor geschetste methodiek levert u een getrouwer beeld op van het werkelijk gebruik en resulteert in een zuiver forfaitaire percentage met mogelijk een dempend effect op de kosten.

Wilt u meer weten over de berekening van het forfaitair percentage neemt u dan gerust contact op met Kelly Visser of ons secretariaat via 072-5350525 of stuur een e-mailbericht naar info@efkbelastingadviseurs.nl