Kost de werkkostenregeling extra werk en extra geld?

Vanaf 1 januari 2015 passen alle gemeenten de werkkostenregeling toe. Steeds vaker blijkt dat de werkkostenregeling voor de administratie extra werk met zich brengt. Door de knelpunten periodiek duidelijk in beeld te brengen kan werk en geld worden bespaard.

Belangrijk is dat gemeenten ‘in control’ zijn. Dat geldt zeker ook voor de administratieve verwerking van de werkkostenregeling. Het is raadzaam periodiek te beoordelen of op een factuur de werkkostenregeling van toepassing is, en zo ja of deze juist is geëtiketteerd. Is sprake van een gerichte vrijstelling, een nihil-waardering of intermediaire kosten, of komen de kosten, al dan niet voor de forfaitaire waardering, ten laste van de vrije ruimte? Ook is van belang of vergoedingen en verstrekkingen zijn aangewezen als eindheffingsloon en, indien de vergoeding of verstrekking onder de gerichte vrijstelling wordt gerangschikt, het zakelijk belang voldoende is onderbouwd.

Het is onze ervaring dat veel facturen ten onrechte niet onder de werkkostenregeling worden gebracht. Met name in die gevallen dat deze ten laste komen van de reeds overschreden vrije ruimte kan dit door de extrapolatie van een door de Belastingdienst geconstateerde fout tijdens een boekencontrole grote financiële gevolgen hebben. Ook komt het regelmatig voor dat een factuur onjuist is geëtiketteerd bijvoorbeeld omdat het zakelijke karakter van de kosten onvoldoende is onderbouwd. De administratie dient dan achteraf, met alle tijd en moeite van dien, bij de betrokkenen te informeren naar de onderbouwing van deze in eerste aanleg onder de gerichte vrijstelling geboekte factuur. Tot slot komt het voor dat om praktische redenen de gemeente niet (meer) de moeite neemt het zakelijk karakter van de factuur te onderbouwen en bij overschrijding van de vrije ruimte de eindheffing van 80% maar voor haar rekening neemt. Het spreekt vanzelf dat dit verre van ideaal is.

Het goede nieuws is dat het uiteraard ook kan zijn dat een factuur in plaats van gericht vrijgesteld ten onrechte ten laste van de vrije ruimte is gebracht, waardoor, bij overschrijding van de vrije ruimte, ten onrechte 80% eindheffing is afgedragen. Al met al genoeg redenen het WKR proces goed in beeld te hebben.

Door het uitvoeren van een (periodieke) steekproef kan zonder dat alle facturen één voor één worden gecontroleerd worden beoordeeld of de gemeente haar zaakjes op orde heeft. De steekproef kan uit twee controlestappen bestaan, te weten:

1. is de factuur al dan niet ten onrechte niet onder de werkkostenregeling gebracht; en
2. is de factuur correct geëtiketteerd en voldoende onderbouwd.

Het uitvoeren van periodieke steekproeven maakt inzichtelijk of de werkkostenregeling correct wordt toegepast en of de gemeente op dit onderdeel ‘in control’ is. Het constateren van mogelijke afwijkingen en het tijdig aanpassen en managen van het proces kan veel extra werk en mogelijk ook geld besparen.

Wilt u meer weten hoe de gemeente werk en geld kan besparen of over de steekproef dan wel over de werkkostenregeling in het algemeen, neemt u dan contact op met Ton van der Fits dan wel met ons secretariaat, via 072- 5350525 dan wel via info@efkbelastingadviseurs.nl.

NB Gebruikers van het EFK Fiscaal Beheersysteem kunnen kosteloos gebruik maken van de aanwezige steekproefmodule en WKR steekproeftemplate. Wij helpen u graag op weg een bestand te bepalen waarop de steekproef moet worden getrokken en met de toepassing van de template.