Jouw vraag aan onze experts: Btw terugvragen bij oninbare vorderingen, hoe werkt dat en kan het proces worden geautomatiseerd?

Jouw vraag aan onze experts: Btw terugvragen bij oninbare vorderingen, hoe werkt dat en kan het proces worden geautomatiseerd?

Onlangs kregen wij van één van onze lezers de vraag op welk moment de btw bij oninbare vorderingen kan worden teruggevraagd bij de Belastingdienst. Daarbij ook de vraag of het mogelijk is het financieel pakket dusdanig in te richten dat oninbare vorderingen automatisch worden herkend, zodat het risico  verlies van btw wordt voorkomen.

De btw wordt geheven doordat een ondernemer aan zijn afnemers btw in rekening brengt en de gefactureerde btw op aangifte voldoet aan de Belastingdienst. Als de afnemer de factuur betaalt is er niets aan de hand en komt de btw netjes in de schatkist. Het wordt anders als de afnemer de factuur niet betaalt. De ondernemer is verplicht het factuurstelsel toe te passen en de gefactureerde btw op aangifte te voldoen ongeacht of de afnemer tijdig, te laat of niet betaalt. Voor de situatie dat niet wordt betaald is een bepaling in de wet opgenomen omdat de btw die reeds is voldaan anders een kostenpost wordt voor de ondernemer. Het is uiteraard van belang goed in de gaten te houden of de afnemer betaalt en hiervoor beheersmaatregelen te treffen.

Wanneer is een vordering oninbaar en hoe kan de btw worden teruggevraagd?

Een vordering is oninbaar als de niet betaling komt vast te staan, maar in ieder geval als de factuur één jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum nog niet (geheel) is betaald. Vanaf dat moment bestaat automatisch recht op teruggaaf en kan de niet ontvangen btw worden teruggevraagd in de eerstvolgende btw-aangifte. Het terug te vragen btw-bedrag wordt als negatief bedrag ingevuld bij rubriek 1a of 1b, afhankelijk van het toegepaste btw-tarief. Oplettendheid is hier geboden, omdat na afloop van een jaar direct een correctie op de eerstvolgende btw-aangifte moet worden ingediend. Wanneer u hiermee wacht, kan de btw alleen nog via een schriftelijk (ambtshalve) verzoek bij de inspecteur worden teruggevraagd.

Kan een oninbare vordering automatisch door inrichting van het financieel pakket worden herkend?

Het is doorgaans niet moeilijk vast te stellen dat een factuur niet is betaald. Het gaat meestal om enkele facturen per jaar waardoor het inbouwen van een geautomatiseerd systeem in de organisatie vermoedelijk niet efficiënt is. Het alternatief is het proces zodanig in te richten dat oninbare vorderingen wel worden herkend, zodat de btw tijdig wordt teruggevorderd. Gedacht kan worden eenmaal per kwartaal een uitdraai te maken van alle debiteuren die langer dan 12 maanden openstaan en waarop btw van toepassing is. Als blijkt dat een debiteur na een jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum nog niet (geheel) heeft betaald, dan wordt de factuur oninbaar verklaard. De factuur wordt overgeboekt naar een aparte rekening, bijvoorbeeld ‘oninbare debiteuren’, waarbij de reeds voldane btw wordt teruggeboekt en teruggevraagd in rubriek 1a of 1b van de btw-aangifte. De te maken correctie betreft in feite negatieve omzet, waardoor in de volgende btw-aangifte de negatieve omzet in rubriek 1a of 1b leidt tot een teruggaaf.

Na afboeking toch betaling ontvangen?

Als een debiteur het openstaande bedrag alsnog voldoet, dan dient de ontvangen btw weer als verschuldigde btw te worden afgedragen op de aangifte over het tijdvak waarin de betaling wordt ontvangen.

Als u meer wilt weten over de btw bij oninbare vorderingen en wat EFK Belastingadviseurs voor uw organisatie kan betekenen, neem contact met ons op via 072-5350525 of stuur een e-mail naar info@efkbelastingadviseurs.nl