Ervaringen fiscale strategie en de risicoanalyse

Ervaringen fiscale strategie en de risicoanalyse

Als fiscalisten voor de publieke sector zijn wij nauw betrokken bij het opzetten en verbeteren van een Tax Control Framework (TCF) van not-for-profit organisaties. Momenteel gaat dit veelal gepaard met de wens een convenant Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst af te sluiten. Graag delen wij op het gebied van de fiscale strategie en de risicoanalyse onze ervaringen met u. 

Fiscale strategie

De COSO gedachte dat geen enkele bedrijfsfunctie of beheersingsactiviteit op zichzelf kan staan, maakt een geïntegreerde benadering van TCF- en de DHT-trajecten noodzakelijk. Zonder een fiscale strategie met duidelijke richtlijnen en doelstellingen vanuit de ‘top’, komt er geen TCF/DHT plan waarin de noodzaak van fiscale beheersing op alle niveaus van de organisatie wordt geadresseerd. In de praktijk blijkt echter dat de meeste organisaties geen duidelijk beschreven fiscale strategie hebben. Als organisaties ons vragen een TCF of DHT plan te schrijven, werken wij daarom parallel met het management de fiscale strategie uit. Het één voedt het ander en in de praktijk blijkt dat goed werkzaam. Bovendien is het hebben van een fiscale strategie onmisbaar binnen een TCF en is het één van de criteria voor het afsluiten van een DHT convenant. Het moet toch gebeuren en dan kan er maar beter direct mee worden begonnen.

Risicoanalyse

Bij het gewoonlijk uitvoeren van een risicoanalyse is het een goed gebruik risico’s te classificeren op basis van de vergelijking kans x impact = effect en de effecten te vertalen naar een risicokaart. Het management van een organisatie definieert de kans- en impact-schalen van de risicokaart om zo de ernst van de mogelijke risico’s vast te stellen en deze aan te houden tegen de organisatiedoelen. Dit kunnen financiële risico’s of politieke risico’s zijn, maar kan ook resulteren in imagoschade. Op basis van de risicoanalyse wordt dan het risicoprofiel en -strategie bepaald. Dit leent zich in onze optiek meer voor relatief goed bepaalbare risico’s zoals afboekingen op debiteuren, dan op de gemiddelde fiscale onzekerheid die kan optreden in een veelheid van processen.

Met de term aanvaardbare aangifte maakt de Belastingdienst duidelijk wanneer een aangifte in het kader van het toezicht als ‘goed genoeg’ kan worden aangemerkt. Dat is concreet het geval als deze voldoet aan wet- en regelgeving en vrij is van materiële fouten. Elke fiscaal foute euro leidt in essentie tot een niet aanvaardbare aangifte. Weging van de impact in materiele zin is vanuit deze gedachte niet valide. Aangifte doen is geen kosten/baten analyse met een geaccepteerde fouttolerantie. De organisatie is immers vanuit haar compliance verplichting verplicht te voldoen aan het indienen van een aanvaardbare aangifte. Een beetje compliant zijn is geen keuze. Daarnaast mag van een maatschappelijk verantwoordelijke organisatie zoals een gemeente worden verondersteld dat zij het maximale doet haar aangifte tijdig, juist en volledig in te dienen.

Voor het assessment in het kader van een TCF of DHT traject is het belangrijkste risicocriteria de mate waarin een proces of handeling invloed heeft op de aanvaardbaarheid van de aangifte. Wat dat betreft kan beter worden gesproken over een ‘key proces’ dan een ‘key risk’. Fouten kunnen bijvoorbeeld ontstaan doordat processen slecht zijn ingeregeld, complex of niet zijn onderkend zijn, voortdurend aan veranderende wet- en regelgeving onderhevig zijn of beperkt worden aangestuurd, dan wel gecontroleerd. Neem het voorbeeld van het proces bij het ter beschikking stellen van bedrijfsauto’s. Als een (bestel)auto ter beschikking staat aan een medewerker en niet kan worden aangetoond dat de (bestel)auto door de medewerker op kalenderjaarbasis ten hoogste voor 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt, dan is een forfaitaire bijtelling op het loon van toepassing. Als de organisatie geen toezicht houdt op het verbod op privégebruik kan een naheffingsaanslag loonheffingen worden opgelegd aan de organisatie. Voorwaar een procesrisico met aanzienlijke materiele effecten voor zowel de gemeente als haar medewerkers.

Kortom: Als uw organisatie aan de slag gaat met een risicoanalyse in het kader van een TCF/DHT traject dan menen wij dat uw focus het beste kan liggen op de ‘key-processen’ binnen de organisatie, dan op de ‘key-risks’.

Meer weten?

Wilt u meer weten hoe wij uw organisatie kunnen begeleiden in een DHT traject of met het opstellen dan wel het verbeteren van het TCF, belt u dan naar EFK Belastingadviseurs, 072 535 05 25 of stuur een mail naar hroosendaal@efkbelastingadviseurs.nl.