Besluit administratieve verplichtingen omzetbelasting
De staatssecretaris van Financiën (hierna: de staatssecretaris) past om de paar jaar het Besluit administratieve verplichtingen omzetbelasting aan naar de laatste stand van wetgeving en rechtspraak. Het is daarom belangrijk kennis te nemen van de inhoud, zodat uw organisatie weer up-to-date is. Deze keer zoomen wij in op het begrip selfbilling (de afnemer stelt de verkoopfactuur op).
Selfbilling
Normaal gesproken brengt een presterende ondernemer zijn vergoeding zelf in rekening bij de afnemer. In de praktijk komt het echter voor dat niet de ondernemer, maar de afnemer een (credit)factuur opstelt. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de afvalbranche, waar de afnemer de beschikking heeft over een weegbrug of beoordeelt of de aangeboden hoeveelheden voldoen aan de kwaliteitseisen.
In onderdeel 3.2 van het besluit <klik hier> gaat de staatssecretaris nader in op de selfbilling-situatie en met name op de verplichtingen die aan de presterende ondernemer worden toegerekend. De kern:
De ondernemer die de prestatie verricht, blijft in alle gevallen aansprakelijk voor de juistheid van de factuur. U dus!
De volgende regels gelden:
Als de afnemer of een derde de factuur opmaakt voor de leverancier (de ondernemer die aan hem goederen levert of diensten verricht) geldt het volgende:
a. beide partijen, leverancier en afnemer dan wel de derde, zijn vooraf overeengekomen dat de afnemer of de derde de factuur opmaakt;
b. als de leverancier de factuur niet wenst te aanvaarden, moet hij de afnemer of de derde tijdig van zijn bezwaren in kennis stellen. In dat geval verliest de factuur haar werking als factuur. De leverancier moet dan zelf een factuur uitreiken tenzij partijen alsnog overeenstemming bereiken over het herstel van de (eventuele) onjuistheden in de factuur en de afnemer of de derde een verbeterde of aanvullende factuur uitreikt; en
c. de factuur voldoet aan alle in of krachtens de wet gestelde eisen.
Het is aan de ondernemer om maatregelen te treffen om vast te kunnen stellen of de voor hem uitgereikte facturen conform de wet- en regelgeving juist, volledig en tijdig zijn. […]
Voldoet de factuur niet aan de eisen, dan bent u – als presterende ondernemer – verantwoordelijk en kunt u zich niet verschuilen achter de afnemer of derde.
Gemeentelijke praktijk
In de gemeentelijke praktijk komt het regelmatig voor dat de afnemer de factuur opstelt, welke feitelijk de verkoopfactuur van de gemeente is. Dit betekent dat de gemeente in haar btw-aangifte – indien van toepassing – de btw-belaste verkoop of dienstverlening opneemt. Wij raden daarbij aan ook te kijken naar in hoeverre inkoop-btw aan de activiteit kan worden toegerekend. Tip: Neem de afnemer op in uw debiteurenadministratie. Alleen opnemen in de crediteurenadministratie (waardoor de factuur als negatieve kosten wordt verantwoord) leidt tot fouten die lastig en kostbaar zijn te herstellen.
Gezamenlijke factuur (o.a. wagenpark)
Soms wordt een gezamenlijke factuur opgesteld, bijvoorbeeld bij het gemeentelijk wagenpark wanneer een voertuig wordt ingeruild en een nieuw voertuig wordt aangeschaft. In dat geval moet de gezamenlijke factuur welke is opgesteld door de afnemer, alle vermeldingen bevatten die anders op de afzonderlijk uit te reiken facturen zouden moeten worden vermeld. Een aandachtspunt hierbij is de btw-behandeling van het ingeruilde voertuig. Als deze (deels) voor btw-belaste doeleinden is gebruikt, bijvoorbeeld een vuilniswagen die ook wordt ingezet voor PMD-afval, dan moet de gemeente de verkoop met btw verantwoorden in de btw-aangifte. Bevindt het voertuig zich nog binnen de herzieningsperiode, dan kan mogelijk nog een (extra) deel van de btw worden teruggevraagd via de btw-aangifte.
Dat de dealer liever een margevoertuig opneemt en niet verwacht dat de gemeente als btw-ondernemer optreedt, doet daar niets aan af: de gemeente blijft verantwoordelijk voor haar deel van de factuur.
Het is van groot belang dat u vooraf vaststelt of u optreedt als btw-ondernemer (met belaste of vrijgestelde prestaties) of als overheid. Dit kan namelijk grote gevolgen hebben voor de prijsafspraken die u maakt met de afnemer of leverancier.
Wilt u weten hoe u in uw specifieke situatie het beste kunt handelen? Neem contact op met uw EFK-adviseur, stuur een e-mail naar info@efkbelastingadviseurs.nl of bel 072-5350525.