Aanscherping van de definitie overhead, is het nu duidelijker geworden?

Per 1 januari 2017 zijn de nieuwe regels uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) ingegaan voor provincies en gemeenten. De vernieuwde regels zouden leiden tot een transparantere kostentoerekening en een zuivere post overheadkosten, waardoor gemeenten met elkaar kunnen worden vergeleken. Maar is dat wel zo?

Tot 1 januari 2017 werden bij gemeenten de overheadkosten verdeeld over de exploitatierekeningen via de kostenverdeelstaat. Dat zal nu (nagenoeg) niet meer plaatsvinden. Middels de nieuwe regels van het BBV is de overhead nu scherper gedefinieerd.

Definitie overhead volgens BBV: “Alle bedrijfskosten die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten die gericht zijn op de externe klant moeten in de betreffende taakvelden worden geregistreerd. De overhead wordt centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead.”

Naast de aanscherping van de definitie overheadkosten zullen de overheadkosten niet meer in de BBV cijfers worden toegerekend aan de overige exploitatiekosten, maar worden vermeld op een eigen kostenplaats. Daarnaast zal er een budgethouder zijn die deze post onder zijn hoede krijgt en controle hierop uitoefent. Nu de overheadkosten inzichtelijk blijven in de jaarrekening van de gemeente, zijn deze cijfermatig te vergelijken met andere gemeenten.

Onlangs is er een artikel <klik hier> verschenen in Binnenlands Bestuur waarbij onderzoek is gedaan naar de hoogte van de begrote overheadkosten voor het boekjaar 2017 van 25 gemeenten. Hieruit blijkt dat het percentage van de overhead verschilt van 7% tot 84% ten opzichte van de totale kosten. De grote verschillen in percentages worden in dit artikel verklaard doordat er verschillende rekenmethodes worden gehanteerd voor het berekenen van een overheadpercentage als opslag voor onder andere de kostendekkende tarieven. Door de berekening van de kostendekkende tarieven vrij te laten aan de gemeenten zal het lastig worden het gewenste resultaat, het benchmarken van de overhead, strak vorm te geven. dan wel daarop te sturen. Door het hanteren van verschillende rekenmethodes zullen de uitkomsten verschillend zijn. Cijfermatig is het lastig gemeenten te vergelijken zonder kennis van de gehanteerde rekenmethodes.

Door de aanscherping van de definitie ‘overhead’ in het BBV is een richting gegeven welke kosten als overhead aangemerkt kunnen worden. De kosten die enigszins zijn toe te rekenen aan diverse producten/taakvelden, zullen met deze aanscherping niet meer als overhead meegenomen mogen worden. Door de verschillende rekenmethodes is wèl de vraag of alleen deze aanscherping van de definitie overhead zal leiden tot het beter kunnen benchmarken van de gemeentelijke administraties. Hoe dan ook, de eerste stap in de goede richting is in ieder geval gezet.

Wilt u meer weten over hoe om te gaan met de overheadkosten, BBV taakvelden of administratieve inrichtingen volgens het BBV, neemt u dan contact op met Bert Nienhuis, Kelly Visser of Wilko Zuidersma. U kunt ons bereiken op het telefoonnummer 072-5350525 of via info@efkbelastingadviseurs.nl.